Faktury elektroniczne zamiast papierowych – podstawowe zasady i wytyczne

Z roku na rok faktury VAT coraz częściej udostępniane są w formie elektronicznej. Część ludzi i przedsiębiorstw pozostaje jednak przy standardowych, papierowych dokumentach. Może się to wkrótce zmienić, gdyż według polskiego prawa podatkowego e-faktura jest tak samo ważnym narzędziem jak jej papierowy odpowiednik.

142425558395798200

Jedną z głównych zalet e-faktur jest szybkość, z jaką mogą być przesyłane klientowi. Nie musi on ich odbierać osobiście lub drogą pocztową. Podatnik może otrzymać taką fakturę drogą mailową w kilka sekund. Podobnie szybko może ją przekazać do urzędu skarbowego. W dobie szybkiej komunikacji zapewnionej przez internet takie rozwiązanie jest niezwykle wygodne. E-faktury można tworzyć, wysyłać i odbierać za pośrednictwem komputera, tabletu czy smartfona.

Zasady i wytyczne e-faktur

Nie istnieją żadne ograniczenia, jeśli chodzi o wystawianie faktur elektronicznych. Mogą to robić wszystkie podmioty, które do rozliczeń z kontrahentami używają standardowych faktur. Od woli podatnika zależy, w jakiej formie ma otrzymać rachunek. Jeżeli instytucja wystawia faktury elektroniczne, a klient zażyczy sobie papierowej, firma musi jego życzenie spełnić.

Rozporządzenie nie ustala konkretnego formatu, w jakim ma zostać przesłana efaktura. Najpopularniejszym jest plik o rozszerzeniu PDF. Może to być również każdy inny format, spełniający podobne funkcje, z zastrzeżeniem, że takiego pliku nie można już edytować. Format, w jakim będą wystawiane e-faktury musi zostać zaakceptowany przez obydwie strony transakcji, w formie elektronicznej lub pisemnej. Tyczy się to zarówno takich dokumentów jak faktura VAT jak również faktura proforma.

W warstwie wizualnej oraz treści faktura elektroniczna nie różni się niczym od papierowej. Musi zawierać dane nabywcy i podatnika, nazwy i ceny usług lub produktów oraz wszystkie inne dane wymienione w rozporządzeniu. Jedyną różnicą jest sytuacja, gdzie przesyłanych drogą elektroniczną jest więcej niż jedna faktura. Wtedy dane wspólne mogą zostać podane przez nadawcę tylko raz, jeśli te dane dostępne są dla wszystkich faktur.

Przechowywanie e-faktur

Istotną sprawą jest też przechowywanie i wyszukiwanie w bazach danych faktur w formie elektronicznej. Standardowe, papierowe faktury często zajmują całe półki w biurach księgowych lub mieszkaniach prywatnych podatników. E-faktury mogą być składowane na twardych dyskach komputerów lub w zabezpieczonych chmurach w sieci. Jest to rozwiązanie wygodniejsze i bardziej ekologiczne. Taka forma magazynowania faktur ułatwia również wyszukiwanie potrzebnych nam faktur. W przypadku prawidłowego opisania, właściwą e-fakturę możemy odszukać w ciągu kilkunastu sekund.

Interpretacja ustawodawcza

Rozporządzenie Ministra Finansów ustala konkretne zasady przechowywania e-faktur. Muszą one być składowane w sposób, który zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność treści. Organy kontroli skarbowej lub podatkowe muszą mieć bezzwłoczny dostęp do faktur i zapewnione łatwe ich odszukanie. Faktury elektroniczne można przechowywać również poza granicami Polski, jeśli organy kontroli będą miały do nich dostęp on-line. Czas, przez który e-faktury muszą być przechowywane jest taki sam jak w przypadku tradycyjnych faktur.

eFakturomat

Rozwiązaniem bardzo pomocnym przy problemach z przechowywaniem e-faktur jest platforma eFakturomat. Jest to narzędzie pozwalające na błyskawiczne wygenerowanie faktury za towary lub usługi zakupione w instytucji należącej do sieci eFakturomat. Po zalogowaniu się przez klienta na portal i wpisaniu lub zeskanowaniu kodu z paragonu za pomocą smartphona lub tabletu można wygenerować fakturę. Taki paragon wczytywany jest do bazy, na indywidualne konto klienta gdzie jest przechowywany razem z plikami PDF zawierającymi faktury.

Z serwisu eFakturomat klient może korzystać w dowolnym miejscu i czasie. Dodatkowym atutem systemu jest możliwość wybierania jednostkowych pozycji z paragonu i generowania faktur tylko z tych produktów lub usług, które są potrzebne i odrzucenia tych zbytecznych. Dane przechowywane są w systemie anonimowo, dostęp do nich ma jedynie Klient Końcowy, czyli osoba, do której przypisane jest indywidualne konto na portalu. Użytkownik serwisu eFakturomat nie musi marnować czasu na stanie w kolejkach do punktów obsługi klienta, nie ponosi dodatkowych kosztów operacyjnych sieci handlowych.

Serwis eFakturomat został stworzony, aby ułatwić przechowywanie i udostępnianie e-faktur. Korzystanie z niego niweluje ryzyko utraty plików z fakturami. W przypadku, kiedy dana faktura jest potrzebna, można ją błyskawicznie ściągnąć z indywidualnego konta lub ją wygenerować.

Więcej informacji na stronie internetowej www.e-fakturomat.pl lub pod numerem telefonu 503 401 001.

 

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Realizowane przez ITEZONE.PL Sp. z o.o., które otrzymało dofinansowanie w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania POIG 8.1

Tytuł projektu:

„E-Fakturomat – praktyczne narzędzie dla sieci handlowych i agencji badania rynku i opinii.”

Pin It

One thought on “Faktury elektroniczne zamiast papierowych – podstawowe zasady i wytyczne

  1. Będę się musiała dobrze przyjrzeć efakturomatowi pl. Jeśli faktycznie spełnia to co obiecuję to na pewno będę z niego korzystała.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *